Interim-Projektleiter:innen: 10 Fehler, die Ihre Projekte scheitern lassen

Die fachliche Expertise von Interim-Projektleiter:innen ist häufig der Grund, warum sie mit der Projektleitung betraut werden. Doch nur wenige von ihnen verfügen über eine formale Ausbildung im Projektmanagement. In der Folge können zwei Arten von Fehlern auftreten: methodische Fehler und Fehler im Teammanagement.

Methodische Fehler:

Fehler Nr. 1: Sofortiges Handeln

Die halbe Miete für den Projekterfolg ist eine gute Vorbereitung. Diese Phase ist unverzichtbar und hilft dabei, die wesentlichen Risiken zu identifizieren, die im weiteren Projektverlauf relevant werden können.
 „Man darf dem Druck nicht nachgeben. Im Gegenteil: Man sollte sich sagen: Stopp, ich analysiere – dann Stopp, ich bereite vor“, betont Christine Gazounaud, Trainerin und Beraterin bei Cegos.

Fehler Nr. 2: Die Erstellung wichtiger Tools vernachlässigen

In der Vorbereitungsphase helfen bewährte Tools dabei, Unklarheiten zu beseitigen, zum Beispiel:

• die Aufgabenstruktur (Organigramm der Aufgaben), um sicherzustellen, dass alles bedacht wurde.
• die RACI-Matrix, um klar festzulegen, wer wofür verantwortlich ist.

Fehler Nr. 3: Stakeholder nicht korrekt identifizieren

Zu Projektbeginn haben Projektleiter:innen oft keinen vollständigen Überblick über alle Stakeholder und deren Bedürfnisse. Es ist jedoch entscheidend, alle beteiligten oder betroffenen Stakeholder zu identifizieren.

Ziele dabei sind: gezielte Kommunikation, das Vermeiden unnötiger Konflikte sowie das Verständnis der jeweiligen Anforderungen, um diese gemäß den vereinbarten Kriterien zu erfüllen.

Fehler Nr. 4: Nicht offiziell als „Projektleiter:in“ benannt sein

Idealerweise sollten Projektleiter:innen bei einem Gespräch mit ihrem Auftraggeber eine eindeutige Klärung aller Gründe und Rahmenbedingungen des Projekts einfordern.

Für Interim-Projektleiter:innen ist es eine besondere Herausforderung, alle relevanten Informationen (Ziele, Kundenerwartungen, Unternehmensinteressen, erwarteter Nutzen etc.) zusammenzutragen und so Unklarheiten oder Interpretationsspielräume zu vermeiden.

Ohne eine offizielle Benennung fällt es schwer, Legitimität aufzubauen, den eigenen Handlungsspielraum klar zu definieren und auch die Rollen der Stakeholder eindeutig festzulegen.

Fehler Nr. 5: Die Kommunikation über Veränderungen auf einen späteren Zeitpunkt verschieben

Eine frühzeitige Kommunikationsplanung ist für Interim-Projektleiter:innen essenziell. Bereits im Vorfeld sollte daher geklärt werden, wer für Kommunikation und Change-Begleitung verantwortlich ist.

Die Ziele sind: Widerstände früh erkennen und notwendige Maßnahmen rechtzeitig planen.

Fehler im Teammanagement:

Fehler Nr. 6: Die menschliche Dimension unterschätzen

Projektleiter:innen dürfen Soft Skills im Teammanagement nicht vernachlässigen, da diese für die Teamführung essenziell sind. Emotionale Intelligenz etwa ist im Arbeitsalltag unverzichtbar.

Jede:r Interim-Projektleiter:innen sollte ihre bzw. seine Durchsetzungsfähigkeit (sog. Assertivität) weiterentwickeln, um eigene Ängste zu erkennen und schädliche Führungsstile zu vermeiden. Ein häufig beobachtetes Muster ist übermäßige Kontrolle aus Unsicherheit heraus.

Fehler Nr. 7: Das Delegieren „vergessen“

Kein:e Projektleiter:in kann in allem ein Experte oder eine Expertin sein. Deshalb stellt er oder sie ein Team mit unterschiedlichen Kompetenzen zusammen. Ein häufiger Fehler besteht darin, sich nicht ausreichend auf die Teammitglieder zu stützen oder ihnen zu wenig Verantwortung zu übertragen.

„Sind Teammitglieder wenig eingebunden, verlieren sie schnell die Motivation, leisten nur das Nötigste und versäumen es, auf Auswirkungen bestimmter Faktoren hinzuweisen. Projektleiter:innen verzichten damit auf eine wertvolle Informationsquelle – und machen am Ende alles selbst“, erklärt Christine Gazounaud.

Fehler Nr. 8: Den Teamgeist vernachlässigen

„Teamintelligenz und -zusammenhalt entstehen nicht zufällig. Es braucht viel Zuhören und Glaubwürdigkeit, um ein vertrauensvolles Klima zu schaffen. Ein Fehler ist es, die Teammitglieder nicht frühzeitig persönlich kennenzulernen. Das hilft von Anfang an, individuelle Ängste im Zusammenhang mit dem Projekt abzubauen“, so Christine Gazounaud.

Drei Routinen sind dabei unverzichtbar:

• Delegationsgespräche
• die Kick-off-Besprechung
• regelmäßige Status- und Fortschrittsmeetings

Fehler Nr. 9: Teamdynamiken nicht verstehen

Je nach Projektphase verhält sich ein Team unterschiedlich. Das erfordert eine Anpassung des Führungsstils.

In bestimmten Phasen – etwa bei der Projektstrukturierung – können hitzige Diskussionen entstehen. „Darauf muss man vorbereitet sein“, erklärt Christine Gazounaud. Wenn Fachmeinungen aufeinandertreffen, können Spannungen entstehen. Projektleiter:innen müssen dann zuhören, moderieren und gegebenenfalls entscheiden.

Hier ist vor allem ein partizipativer Führungsstil gefragt. In anderen Phasen sind hingegen ein überzeugender, delegierender oder auch direktiver Stil sinnvoller.

Fehler Nr. 10: Sitzungen mit dem Lenkungsausschuss unzureichend vorbereiten

Für diese Meetings muss das gesamte Team eingebunden werden, da sie eine sorgfältige Analyse und Aufbereitung der Inhalte erfordern. Der oder die Projektleiter:in sollte ausreichend Zeit für die Vorbereitung der Entscheidungsgrundlagen einplanen.

Auch vorbereitende Abstimmungen im Vorfeld („Lobbying“) mit den Beteiligten können helfen, Entscheidungsprozesse zu beschleunigen und wertvolle Zeit zu sparen.

Dieser Blogbeitrag wurde auf Grundlage eines Blogartikels der Cegos Group übersetzt und adaptiert. Den Originalbeitrag finden Sie hier: https://www.cegos.fr/ressources/mag/projet/leadership-du-chef-de-projet/chef-de-projet-occasionnel-les-10-erreurs-qui-ruinent-vos-projets

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Geschrieben von

Cegos Integrata Team