Was macht ein:e Projektleiter:in? Berufsbild: Der operative Projektmanager
Was macht ein:e operative:r Projektleiter:in?
Die operative Projektleitung oder auch Projektmanager:in (PM) ist für die Steuerung eines Projekts zuständig. Er oder sie trägt zudem die Verantwortung für die Ausführung der geplanten Maßnahmen und stellt sicher, dass diese sachgerecht und gemäß den Qualitätsstandards umgesetzt werden. Er ist also für das Projekt von der Projektplanung bis zum Abschluss verantwortlich. Dabei ist es essenziell, klar definierte Projektschritte festzulegen und zu koordinieren, um einen reibungslosen Ablauf und die Kontrolle von Terminen, Kosten und Qualität zu gewährleisten. Die Person muss sicherstellen, dass die gesetzten Ziele erreicht werden, indem die Kostenanforderungen des Projektbudgets, der Zeitrahmen, die Spezifikationen und die Qualitätsanforderungen eingehalten werden. Die Einhaltung von Terminen ist dabei eine zentrale Aufgabe des Projektleiters oder der Projektleiterin. Daneben gehört die Koordination von Teammitgliedern und Ressourcen zu den Kernaufgaben, um einen erfolgreichen Projektverlauf sicherzustellen. Im Laufe des Projekts übernimmt der/die Projektleiter:in verschiedene Rollen, wie etwa die einer Führungskraft, eines Kommunikators oder Change Managers, und passt sich den Anforderungen des Projekts flexibel an. Der/die Projektleiter:in ist explizit für den Teil der “operativen Durchführung” des Projekts zuständig.
Was beinhaltet die Rolle des Projektleiters?
Der oder die operative Projektleiter:in begleitet die Projekte eines Unternehmens für einen festgelegten Zeitraum. Diese Dauer umfasst die verschiedenen Phasen der Planung, Analyse und Durchführung von Projekten.
Hauptverantwortung für alle Phasen des Projekts
Sowohl als IT-Spezialist:in als auch als Manager:in ist die Projektleitung in alle Phasen eines Projekts durchgehend eingebunden. Projektleiter:innen sind in unterschiedlichen Branchen wie IT, Bau, Industrie oder anderen technischen Bereichen tätig und übernehmen dort vielfältige Aufgaben. Im Kern ist der oder die Projektleiter:in für die übergeordnete Planung, Steuerung und Koordination des gesamten Projekts verantwortlich. In IT-Projekten etwa übernimmt der/die Projektleiter:in die Planung, Durchführung und Steuerung komplexer IT-bezogener Aufgaben und sorgt für die Einhaltung von Zeit- und Budgetvorgaben. Projektleiter:innen spielen als Führungskraft in verschiedenen Branchen eine zentrale Rolle und bringen ihre Kompetenzen in das Projektmanagement ein. Sie tragen die Verantwortung, alle Projektbeteiligten zu begleiten, wodurch zahlreiche Aufgaben zu erfüllen sind. Sie ermöglichen es, mit verschiedenen Technologien und Einsatzbereichen in Kontakt zu kommen. Aus diesem Grund erfordert der Job des/der Projektleiter:in ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft und Mobilität.
Steuerung an allen Fronten
Der/die Projektmanager:in ist in der Lage, ein oder mehrere Projekte gleichzeitig zu steuern. Dabei arbeitet die Person eng mit verschiedenen Projektteams und Gruppen zusammen, um die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb der Gruppe zu fördern. Von der Verhandlungsphase über die Vertragsunterzeichnung bis zum Abschluss des Projekts ist er oder sie für die Auswahl der Ressourcen, die Durchführung der Prozesse in Bezug auf Budget, Qualität und Fristen sowie für die Führung der Entwicklungsteams zuständig.
Im Projektmanagement gibt es eine Vielzahl an Aufgaben und unterschiedlichen Arbeitsweisen, die je nach Branche und Projekt variieren können. Die Arbeit als Projektleiter:in erfordert daher ein hohes Maß an Flexibilität, Teamarbeit und die Fähigkeit, in selbstorganisierten Teams zu arbeiten. Projektleiter:innen sind in vielen Branchen gefragt, wobei die Gehälter stark von der Unternehmensgröße, dem Verantwortungsbereich und der jeweiligen Branche abhängig sind.
Ein wichtiger Unterschied besteht zwischen dem/der deutschen Projektleiter:in und dem englischen Project Manager: Während in Deutschland beide Begriffe oft synonym verwendet werden, bezeichnet der Project Manager im internationalen Kontext meist eine klar definierte Rolle mit spezifischen Führungs- und Managementaufgaben.
Im Folgenden finden Sie einen umfassenden Überblick über das Berufsbild eine:r Projektleiter:in, der Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Anforderungen und erfahren mehr zu den verschiedenen Karrieremöglichkeiten als Projektleiter:in.
Was sind die Aufgaben?
Die Aufgaben des Projektleiters oder der Projektleiterin sind sehr vielfältig. Sie umfassen verschiedene Geschäftsbereiche, in denen verschiedene Technologien eingesetzt werden. Sie variieren je nach Organisationsstruktur, in der die Person tätig ist.
Aufgaben in Bezug auf die Entwicklungsteams
Als Hauptprojektverantwortliche:r beteiligt sich der/die Projektleiter:in an der Zusammenstellung des Teams und definiert die Rolle jedes Einzelnen im Voraus. Er/sie ist für das Tagesgeschäft und die Steuerung interner Teams sowie externer Dienstleister verantwortlich. Zu diesem Zweck unterstützt er oder sie die Teammitglieder bei technischen Anpassungen, wie etwa der Gestaltung geeigneter Trainingsunterlagen oder der Organisation von Informationsveranstaltungen. Darüber hinaus berät und unterstützt er oder sie die operativen Projektleiter:innen und überwacht alle Projektmitglieder.
Aufgaben in Bezug auf die Kund:innen
Von Anfang an liegt es in der Verantwortung der Projektleitung, die Bedürfnisse der Kund:innen zu analysieren und zu untersuchen. Daran anschließend erfolgt die technische Umsetzung der Ergebnisse dieser Analysen. Er oder sie ist verantwortlich für die Erstellung des Anforderungskatalogs für die Durchführung des Projekts bzw. der Projekte. Der oder die Projektleiter:in definiert daraufhin das Projekt sowie das zugewiesene Budget und stellt den Zeitplan für die Durchführung der einzelnen Projektphasen auf. Der/die Projektleiter:in ist auch für die Verhandlungsführung und den Entwurf von Kundenverträgen verantwortlich.
Lenkungsaufgaben in Bezug auf die Projektphasen
Ab der ersten Vorprojektphase ermittelt der oder die operative Projektleiter:in den Bedarf des Kunden, definiert das Ziel und arbeitet an der Lösung. Im Anschluss daran trifft er oder sie gemeinsam mit dem Team die Entscheidung über die erforderlichen Maßnahmen und deren zeitlichen Ablauf. Die verschiedenen Ausgaben werden in das Finanzbudget integriert. Danach stellt der oder die Projektleiter:in den Projektplan auf, der die Hauptphasen, Aktivitäten, Ergebnisse und den Risikomanagementplan umfasst. Während der Implementierungsphase überprüft er oder sie den Fortschritt der Aktivitäten, die Einhaltung der Ausgaben und des Zeitplans sowie die Ergebnisse in Übereinstimmung mit dem ursprünglichen Projektplan. Während dieser Phasen kommuniziert der oder die operative Projektleiter:in regelmäßig mit den Interessensvertreter:innen bis zur Abschlussphase, in der ein abschließendes Treffen stattfindet.
Erforderliche Kompetenzen
Stellenbeschreibung
Die Kernaufgaben eines/einer operativen Projektleiter:in sind: Verantwortung für ein oder mehrere Projekte, Stellungnahmen zu Ausschreibungen überwachen, Leitung von Sitzungen und Lenkungsausschüssen. Weitere Aufgaben sind: vorläufiges Budget festlegen und überwachen, Lieferantenbeziehungen pflegen sowie Kund:innenkontakte auf der passenden Entscheidungsebene betreuen.
Fachwissen
Der/die operative Projektleiter:in sollte über solide Kenntnisse der gängigen Projektmanagement-Methoden verfügen und mit rechtlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen vertraut sein. Kenntnisse in Informatik und Technologie auf fortgeschrittenem Niveau sind unerlässlich.
Beziehungsbezogenes Know-how
Der/Die operative Projektmanager:in ist in erster Linie ein:e Kommunikationsexpert:in. Er/Sie sollte offen, beziehungsorientiert, diplomatisch und sprachlich wie emotional kompetent sein. Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil.
Technisches Know-how
Die Hauptaufgabe eines Projektleitenden besteht darin, Projekte zu steuern und zu planen. Zu seinen Aufgaben gehören: Planung und Leitung von Besprechungen, Erstellung und Anpassung von Dokumentationen, Verantwortung für technische, finanzielle und disziplinarische Aspekte sowie Umsetzung von Korrekturmaßnahmen.
Persönliche Eigenschaften
Starke soziale und kommunikative Fähigkeiten, strukturiertes Arbeiten und körperliche Mobilität sind als Projektleiter:in gefragt. Die vielfältigen Aufgaben erfordern eine gute Belastbarkeit.
Zeit- und Budgetmanagement
Ein effektives Zeit- und Budgetmanagement ist zentral für den Projekterfolg. Der/die Projektleiter:in entwickelt detaillierte Projektpläne, überwacht Fortschritte, erkennt Risiken frühzeitig und passt die Planung bei Bedarf flexibel an.
Planung und Kontrolle von Ressourcen
Der/die Projektleiter:in stellt sicher, dass Ressourcen wie Personal, Material und Technik verfügbar sind. Ressourcenplanung und -kontrolle sorgen für Effizienz und Zielerreichung.
Umgang mit Abweichungen und Engpässen
Unerwartete Herausforderungen werden von Projektleitenden durch Monitoring, Analyse und schnelle Korrekturmaßnahmen proaktiv bewältigt. Flexibilität ist entscheidend.
Typische Konfliktsituationen und Lösungsansätze
Erfahrene Projektleiter:innen erkennen Konflikte durch offene Kommunikation und durchaktives Zuhören frühzeitig. Er/Sie findet konstruktive Lösungen und setzt diese produktiv ein.
Qualifizierung zum Projektleiter/zur Projektleiterin
Eine höhere Ausbildung in Management, Marketing, BWL o.ä. ist Voraussetzung. Meist wird auch eine mehrjährige Berufserfahrung als (Teil-)Projektleiter:in verlangt.
Welche Seminare sind zu empfehlen?
Projektleiter:innen sind zunehmend gefragt. Die berufliche Entwicklung erfolgt über Praxiserfahrung und gezielte Weiterbildung. Die Seminare von Cegos Integrata bieten dafür den passenden Rahmen.