Agiles Projektmanagement verstehen: Grundlagen, Methoden und Tools

Agiles Projektmanagement hat sich in den letzten Jahren als eine der führenden Projektmanagement-Methoden zur effizienten Projektsteuerung etabliert. In einer zunehmend dynamischen und sich schnell verändernden Geschäftswelt bietet das agile Vorgehen die notwendige Flexibilität, um auf unvorhergesehene und dynamische Veränderungen zu reagieren und kontinuierlich an neuen Herausforderungen zu wachsen. Das agile Projektmanagement steht im Gegensatz zum traditionellen Projektmanagement, das auf langfristige Planung und festgelegte Abläufe setzt.

In diesem Blogartikel werden die wichtigsten Methoden und Merkmale des agilen Projektmanagements vorgestellt sowie nützliche Projektmanagement-Software und Tools aufgezeigt, die den Arbeitsalltag erleichtern und die Kollaboration im Team optimieren können.

Projektmanagement: Agile vs. klassische Ansätze im Vergleich

Die Wahl zwischen klassischem und agilem Projektmanagement hängt stark von den spezifischen Anforderungen des Projekts sowie der Teamdynamik ab. Klassische Methoden wie das Wasserfallmodell eignen sich besonders für Projekte mit stabilen Anforderungen und festem Zeitrahmen. Hier bietet eine strukturierte Planung in einem linearen Prozess den Vorteil von Planungssicherheit und Vorhersehbarkeit. Zudem erleichtert eine gute Dokumentation die Nachverfolgbarkeit und das Verständnis des gesamten Projektverlaufs.

Agile Methoden wie Scrum oder Kanban sind dagegen ideal für Projekte, die von dynamischen Entwicklungen geprägt sind. Sie ermöglichen eine hohe Anpassungsfähigkeit, da das Team schnell auf Änderungen reagieren und Feedback in Echtzeit integrieren kann. Der iterative Entwicklungsprozess, der in kurzen Zyklen, sogenannten Sprints, abläuft, sorgt für eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung des Projekts. Dies fördert auch die teaminterne Zusammenarbeit und den Einbezug verschiedener Stakeholder, was die Zufriedenheit im Team und bei den Projektbeteiligten steigert.

Agiles Projektmanagement-Tools – auf die richtige Auswahl kommt es an

Der Einsatz geeigneter Projektmanagement-Software im agilen Projektmanagement ist entscheidend, da sie auf verschiedenen Ebenen wertvolle Unterstützung bieten. Sie fördern unter anderem die teaminterne Kommunikation, erleichtern die Koordination, helfen bei der gesamtheitlichen Planung und tragen dazu bei, potenzielle Herausforderungen frühzeitig zu erkennen. Durch die richtige Auswahl können Projekte effizienter gesteuert, Transparenz geschaffen und die Zusammenarbeit im Team verbessert werden. Vor der Implementierung der Tools sollte jedoch immer eine gründliche Analyse der Projektanforderungen erfolgen, um sicherzustellen, dass die gewählten Lösungen den spezifischen Bedürfnissen des Projekts entsprechen.

3 Grundsätze für die Auswahl von Tools im agilen Projektmanagement

Die Auswahl digitaler Tools im agilen Projektmanagement erfordert eine klare Ausrichtung auf die tatsächlichen Bedürfnisse des Projekts und der beteiligten Teams. Um effiziente Arbeitsabläufe und eine zielgerichtete Kommunikation zu gewährleisten, sollten folgende grundlegende Prinzipien beachtet werden:

1. Minimierung der Informationen auf das Wesentliche
   Der Fokus liegt auf der Steuerung der relevanten Informationen: Die Informationsmenge soll gezielt reduziert werden, um nur das Wesentliche an die entsprechenden Mitarbeiter:innen weiterzuleiten – und das zum richtigen Zeitpunkt. Ziel ist es, die Informationsflut zu minimieren und dadurch die Aufmerksamkeit und Effizienz zu steigern.
   
   
2. Die Nutzungsfrage vor der Tool-Auswahl stellen
   Die Frage, wie ein Tool eingesetzt wird, sollte über die Auswahl des Tools entscheiden. Da unterschiedliche Werkzeuge auf verschiedenen Ebenen des Projekts Anwendung finden, etwa als gemeinsamer Raum für kollaboratives Arbeiten, sollte die Funktionalität des Tools die erste Priorität sein, nicht das Tool selbst.
   
   
3. So viel wie nötig, so wenig wie möglich
   Um die Produktivität zu maximieren und die Einarbeitungszeit zu minimieren, sollten nicht mehr als vier bis fünf Tools verwendet werden. Die Einführung jedes neuen Tools erfordert eine Eingewöhnungsphase, die im Projektverlauf berücksichtigt werden muss.

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Zusammenarbeit im Projekt – Kommunikation und Kollaboration 

Die effiziente Nutzung digitaler Tools in Projekten erfordert klare Regelungen und Standards. Diese gewährleisten von vornherein eine einheitliche Anwendung und verhindern Kommunikationsstörungen im Verlauf des Projekts:

1. Kommunikation und Austausch über digitale Plattformen
   Für eine effiziente und transparente Kommunikation sollten alle relevanten Informationen in Echtzeit auf einer zentralen digitalen Plattform zusammengeführt werden. Der herkömmliche E-Mail-Verkehr wird vermieden, wodurch Verzögerungen minimiert und eine aktuelle Informationslage realisiert wird.
   
   
2. Gemeinsames Teilen und Erstellen von Dokumenten
   Der Zugang zu allen projektbezogenen Informationen soll für alle Teammitglieder gewährleistet sein. Dies schafft eine transparente Datenlage und fördert die Teamarbeit durch uneingeschränkten Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Informationen.
   
   
3. „Phygitale“ Besprechungen
   Die Zusammenarbeit erfolgt über eine digitale Plattform, unabhängig davon, ob die Teilnehmer:innen physisch oder virtuell, beispielsweise aus dem Homeoffice, anwesend sind. Alle Informationen werden live geteilt und laufend aktualisiert, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen denselben Kenntnisstand haben und effizient zusammenarbeiten können.

Ein genereller Tipp: Es empfiehlt sich, auf bereits im Unternehmen vorhandene Tools zurückzugreifen. Eine Übersicht über bereits vorhandene, aber ungenutzte Tools kann dabei helfen, den aktuellen Bestand zu analysieren und hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit zu prüfen. So lassen sich möglicherweise bereits vorhandene Potenziale besser ausschöpfen.

Effiziente Tool-Nutzung in agilen Projekten

In den unterschiedlichen Projektphasen werden verschiedene Tools benötigt, die den jeweiligen Prozess unterstützen. Die Auswahl der passenden Tools richtet sich nach den Anforderungen und Zielen jeder Projektphase:

1. Initialisierungsphase
   Hier geht es vorwiegend um das Sammeln von Informationen, Brainstorming und das Finden von Lösungen. Tools wie digitale Whiteboards, Clouds oder Mindmapping-Programme, die oft in Digital Suites integriert sind, erleichtern das gemeinsame Ideenentwickeln.
   
   
2. Projektdefinition
   Für die Zusammenstellung des Projektteams und die Definition von Verantwortlichkeiten wird ein gemeinsamer digitaler Workspace benötigt, der das Teilen, Erstellen und Aktualisieren von Dokumenten ermöglicht. Teammanagement-Tools wie Microsoft Teams oder Slack bieten den Vorteil, dass Aufgaben schnell zugewiesen und mit relevanten Links ergänzt werden können sowie Fortschritte laufend aktualisiert und berichtet werden. Diese Tools eignen sich ideal für phygitales Teammanagement und erleichtern die Online-Verwaltung.
   Im Bereich Projektmanagement und Aufgabenverfolgung unterstützen Tools wie Asana, ClickUp, Monday und Trello. Asana bietet Funktionen für umfassende Projektplanung und Echtzeit-Updates, ClickUp vereint Aufgabenmanagement, Dashboards und Whiteboards in einer All-in-One-Lösung, während Monday durch anpassbare Workflows das Aufgabenmanagement erleichtert. Trello punktet durch einfache Bedienung und eignet sich insbesondere für kleinere, weniger komplexe Projekte.
   
   
3. Ausführungsphase
   Die Ausführungsphase ist geprägt von Koordination und Kommunikation der Teammitglieder. Neben der Moderation von Besprechungen und Echtzeitaustausch ist es wichtig, Maßnahmen und Entscheidungen nachzuverfolgen und Abstimmungen oder Umfragen durchzuführen. Microsoft Teams dient hier als zentrale Plattform mit Chats, Videokonferenzen und Dateifreigabe und ist ideal für hybride und Remote-Teams. Für Risikoanalysen und Maßnahmenplanung eignet sich Padlet mit seiner leicht verständlichen Oberfläche für Abstimmungen und strukturierte Diskussionen.
   
   
4. Abschlussphase
   In der Abschlussphase wird Feedback eingeholt, um den Projekterfolg zu analysieren. Online-Umfragetools helfen, Fragen wie „Wie wertschöpfend war das Ergebnis für den Kunden?“ oder „Welche Projekterfolge sind besonders hervorzuheben?“ zu beantworten. Verbesserungspotenziale für zukünftige Projekte können so identifiziert und dokumentiert werden. Für die visuelle Darstellung von Stakeholdern und Aufgaben, etwa in Mindmaps, eignet sich MindMeister, während Excel hilfreich für Berichterstattung und Überblick über Projektkosten ist. Die Speedboat-Methode kann zur Identifizierung von Projekthindernissen genutzt werden.
   
   

Durch die gezielte Auswahl und den effizienten Einsatz digitaler Tools wird ein reibungsloser und erfolgreicher Ablauf der Projektphasen ermöglicht.

Fazit

Der Einsatz digitaler Tools im agilen Projektmanagement ermöglicht eine flexible und effiziente Zusammenarbeit, die gezielt auf die Anforderungen moderner und dynamischer Projekte abgestimmt ist. Durch die Reduzierung auf wesentliche Informationen, das Teilen und Aktualisieren in Echtzeit sowie die Weitergabe relevanter Inhalte an zuständige Teammitglieder wird die Effizienz gesteigert. Daneben minimieren transparente Plattformen und phygitale Besprechungen Verzögerungen durch herkömmliche Kommunikation. Die individuelle Auswahl der Tools für jede Projektphase – von der Ideensammlung bis hin zur  Abschlussbewertung – ermöglicht ein strukturiertes Arbeiten und unterstützt das Risikomanagement, indem potenzielle Herausforderungen frühzeitig erkannt und angegangen werden. Agile Projektmanagement-Tools tragen so entscheidend zum Projekterfolg bei, indem sie eine klare, aktuelle Informationslage schaffen und störungsfreie Teamarbeit ermöglichen.

Dieser Blogbeitrag wurde auf Grundlage von Blogartikeln der Cegos Group übersetzt und adaptiert.

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Geschrieben von

Cegos Integrata Team

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