Was macht ein:e Projektleiter:in? Berufsbild: Der oder die strategische Projektleiter:in
Was macht eine strategische Projektleiterin oder ein strategischer Projektleiter (Projektdirekto:rin)?
Die oder der Projektverantwortliche wird im Bereich des Projektmanagements auch als Projektmanager:in bzw. Projektleiter:in bezeichnet. Sie oder er ist die Person, welche die verschiedenen Phasen des Projekts organisiert,durchführt und für die Gesamtleitung verantwortlich ist. Dabei wird von der Projektleitung Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in allen, auch schwierigen, Situationen erwartet.
Der oder die IT-Projektleiter:in
Begleitet durch das Team besteht die Hauptaufgabe der IT-Projektleiterin oder des IT-Projektleiters darin, eine spezifische Software oder IT-Lösung zu entwerfen und zu integrieren. Die Aufgaben sind vielfältig und decken alle Phasen des Projekts ab, vom Kundenauftrag bis zum Erhalt der Ergebnisse, der Nachbereitung und der Wartung.
Neben technischem Know-how sind für IT-Projektleiter:innen ausgeprägte Skills im Bereich Führung und Kommunikation unerlässlich, um Projektteams erfolgreich zu steuern und Projekte zum Erfolg zu führen. Erfahren Sie mehr über den oder die IT-Projektleiter:in.
Was ist die Rolle einer Projektleiterin oder eines Projektleiters?
Die Verantwortung einer Projektleiterin oder eines Projektleiters umfasst mehrere Rollen im Unternehmen: Designer:in, Controller:in, Coach, Expert:in und Sprachrohr. Sie oder er ist der Garant für den Erfolg eines Projekts. Die Rolle erfordert neben technische Fähigkeiten auch ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten.
Eine klare Projektorganisation ist entscheidend, damit der oder die Projektleiter:in die verschiedenen Rollen effektiv ausüben und den Projekterfolg sicherstellen kann.
Darüber hinaus ist der oder die Projektleiter:in häufig für die Führung und Koordination von Projektteams verantwortlich, insbesondere wenn es um die Leitung virtueller Teams und die Bewältigung der damit verbundenen Herausforderungen geht.
Projektleitung durch den oder die Projektleiter:in
Sobald das Projekt, das Budget und der Zeitplan festgelegt sind, wird der oder die strategische Projektleiter:in tätig. Die Steuerung des Projekts ist dabei eine zentrale Aufgabe der Projektleiterin oder des Projektleiters, um einen reibungslosen Ablauf und die Erreichung der Projektziele sicherzustellen. Sie oder er muss die Arbeit auf effiziente Weise leiten und kontrollieren. Die Kontrolle ist ein wesentlicher Bestandteil der Projektleitung, da sie die Überwachung der Zielerreichung und die Sicherstellung der Qualitätsstandards umfasst. Die Projektplanung bildet dabei die Grundlage für eine erfolgreiche Steuerung und Kontrolle des Projekts. Der oder die Projektleiter:in trägt die Verantwortung, wenn der Inhalt des Projekts unzureichend definiert oder das Projekt unzureichend geplant ist. Der oder die strategische Projektleiter:in spielt daher eine entscheidende Rolle im Unternehmen.
Hauptverantwortung für die Spezifikationen
Der oder die strategische Projektleiter:in muss die Verantwortung für die Zuweisung von Ressourcen in Bezug auf Material und Arbeit übernehmen, um eine optimale und kosteneffektive Lösung zu erreichen. Bereits zu Beginn sind eine präzise Projektdefinition und eine fundierte Konzeption entscheidend, um die Projektziele klar zu dokumentieren und die strategische Planung auf ein solides Fundament zu stellen. Sie oder er muss das Projekt in Bezug auf die Spezifikationen verwalten – von der Benutzerakzeptanz bis zum Einsatz.
Vereinfacht ausgedrückt muss sie oder er den Projektentwurf von Anfang bis Ende genau verfolgen: die zu verfolgende Strategie definieren, die Ziele festlegen, die notwendigen Mittel für ein schnelles oder effizientes Ergebnis finden und eine bessere Organisation planen. Dabei ist es besonders wichtig, die einzelnen Projektschritte detailliert zu planen und kontinuierlich zu überwachen, um einen reibungslosen Ablauf und den Erfolg des Projekts sicherzustellen.
Auf die Bedürfnisse des Kunden eingehen
Der oder die strategische Projektleiter:in muss das Projekt auch entsprechend dem vom Kunden gewünschten Qualitätsniveau liefern. Die enge Zusammenarbeit mit den Gruppenmitgliedern ist entscheidend für den Projekterfolg, da ihre unterschiedlichen Kompetenzen und Rollen maßgeblich zum Erreichen der Projektziele beitragen. Die strategische Projektleiterin oder der strategische Projektleiter ist auch für die Gewährleistung der Rentabilität des Projekts und für das Follow-up mit den Kunden verantwortlich. Zudem trägt sie oder er die Verantwortung für die Einhaltung der vertraglichen und qualitativen Vorgaben, die als Rahmenbedingungen für die Projektplanung und -steuerung dienen. Sie oder er muss an verschiedenen spezifischen Aufgaben für den reibungslosen Ablauf des Projekts beteiligt sein, wie zum Beispiel:
- Vermittlung von Verhandlungen mit Lieferanten in Bezug auf die erbrachten Dienstleistungen
- Zusammenarbeit und Förderung der am Projekt beteiligten Fachkräfte
- Mitwirkung bei der Ausarbeitung von Antworten auf Ausschreibungen
- Prüfen des im Vertrag festgelegten Verpflichtungsniveaus
Was sind ihre oder seine Aufgaben?
An der Spitze eines Teams fungiert der oder die strategische Projektleiter:in als Führungsperson. Also eine Dirigentin oder einDirigent par excellence! In der Tat orchestriert sie oder er alles im Voraus. Der oder die Projektleiter:in richtet die Projektgruppen gezielt auf die gemeinsamen Projektziele aus, um eine effiziente Zusammenarbeit und Zielerreichung sicherzustellen. Die Hauptaufgabe der Projektleiterin oder des Projektleiters besteht darin, das Interesse und die Motivation der einzelnen Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten. Dazu muss sie oder er intern zufriedenstellende Arbeitsbedingungen schaffen und einen kreativitätsfördernden Rahmen gestalten. Der oder die Projektleiter:in kann auch im Bereich der Kommunikation tätig werden.
Modernste Werkzeugsteuerung
Als Sprecher:in des Unternehmens ist es der oder die Projektleiter:in, der oder die mit den externen Teams über E-Mail, soziale Netzwerke und die verschiedenen Portale zusammenarbeitet. Dazu muss sie oder er die verschiedenen Techniken, Dienstleistungen und innovativen Systeme perfekt beherrschen, um das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss bringen zu können.
Die Aufgaben in Bezug auf Prozesse
Zunächst entwickelt der oder die Projektleiter:in die Form des Projekts anhand eines Fahrplans mit kurz-, mittel- und langfristigen Prognosen. Sie oder er teilt die Informationen über das Projekt mit allen Beteiligten und dem Management, um sie über alle Fortschritte auf dem Laufenden zu halten. Dies ist notwendig, um ihre oder seine Unterstützung und Genehmigung für ein laufendes Projekt zu erhalten. Darüber hinaus ist sie oder er in der Lage, innovative Ideen und die richtige Lösung für den reibungslosen Ablauf des Unternehmens zu finden. Der oder die Projektleiter:in muss sich um der Gefahren des aktuellen Projekts bewusst sein. Dank ihrer bzw. seiner Fachkompetenz und ausgeprägter Verhandlungsfähigkeit kann der oder die Projektleiter:in Kontakt zu Sponsoren aufnehmen – mit dem Ziel, die notwendige Finanzierung zu den besten auf dem Markt verfügbaren Bedingungen zu erhalten. Die Projektleiterin oder der Projektleiter kann auch Workshops organisieren, an denen Kundinnen und Kunden teilnehmen können. Dies ermöglicht beiden Parteien einen Austausch (mit Kritik und Anmerkungen) zu etablieren, um die Anpassung und Weiterentwicklung des Projekts zu verbessern. Der oder die Projektleiter:in muss sich in die Lage der Kundinnen und Kunden versetzen, um das endgültige Projekt aus ihrer Sicht sehen zu können.
Gerade bei der Umsetzung und Durchführung von Bauprojekten spielt die Projektleiterin bzw. der Projektleiter eine zentrale Rolle. In enger Zusammenarbeit mit der Bauleiterin oder dem Bauleiter koordiniert sie oder er die Ausführung und Überwachung auf der Baustelle, um sicherzustellen, dass alle Phasen des Bauprojekts reibungslos ablaufen. Die erfolgreiche Durchführung und Ausführung von Bauprojekten hängt maßgeblich von der Abstimmung zwischen der Projektleiterin oder dem Projektleiter und der Bauleiterin oder dem Bauleiter ab. Während der oder die Bauleiter:in vor Ort die Ausführung und Qualitätskontrolle übernimmt, ist der oder die Projektleiter:in für die Steuerung, Planung und das Management des gesamten Bauprojekts verantwortlich. Besonderheiten wie die Komplexität der Bauprojekte, die Anforderungen an die Baustelle und die Einhaltung von Terminen und Budgets machen die enge Zusammenarbeit im Bau unerlässlich.
Es ist zu beachten, dass der Umfang des Projekts, für das der oder die Projektleiter:in verantwortlich ist, je nach seiner oder ihrer Erfahrung variiert. Ein oder eine Junior-Projektleiter:in hat die Autorität, an einem kleineren Projekt zu arbeiten, wohingegen eine globale Projektleiterin oder ein globaler Projektleiter eines Unternehmens für ein Projekt verantwortlich ist, an dem mehrere Niederlassungen des Unternehmens mit größerer Verantwortung beteiligt sind.
Ihre oder seine Aufgaben in Bezug auf das Personal
Der oder die Projektleiter:in muss innerhalb des Unternehmens auf allen Ebenen fachübergreifend handeln. Um erwarten zu können, dass sich die Mitglieder seines oder ihres Teams in ihrer Arbeit engagieren, muss er oder sie selbst in diese einbezogen sein. Sie oder er muss an den Erfolg des Projekts, das sie oder er leitet, glauben und zeigen, dass die Ziele trotz der Schwierigkeiten, die auf dem Weg dorthin aufgetreten sind, erreichbar sind. Der oder die Projektleiter:in muss dann die Teams entsprechend schulen, die Funktionen definieren und die verschiedenen Aufgaben jedes einzelnen Teams planen. Sie oder er muss ein hohes Maß an Vertrauen in die Teams haben. Ein Team ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen zur Erreichung eines gemeinsamen Ziels, sodass es manchmal zu Konflikten kommen kann. In solchen Fällen sollte der oder die Projektleiter:in niemals Partei ergreifen oder den Umgang mit ihnen in dem Glauben vermeiden, dass die Konflikte im Laufe der Zeit gelöst werden. Der oder die Projektleiter:in sollte immer ein guter Zuhörer bzw. eine gute Zuhörerin sein und sich auf die Kommunikation konzentrieren. Der oder die Projektleiter:in muss das Team dazu bringen, sich selbst zu übertreffen, da ein geschlossenes und harmonisches Team die Grundlage für den Erfolg eines Projekts ist.
Die Rolle der Projektleiterin oder des Projektleiters unterscheidet sich je nach Beruf, Branche und den jeweiligen Bereichen, in denen sie oder er tätig ist. In verschiedenen Berufen und Branchen, wie Bauwesen, IT oder Technik, variieren die Anforderungen, Karrierewege und das Gehalt deutlich. Berufserfahrung spielt dabei eine entscheidende Rolle für das Gehalt, das die Projektleiter:innen in unterschiedlichen Bereichen erzielen können. Die Vielfalt der Berufe und Branchen führt dazu, dass sowohl die Aufgaben als auch die Entwicklungsmöglichkeiten für Projektleiter:innen stark von der jeweiligen Branche und dem spezifischen Beruf abhängen.
Projekt- und Kontrollphasen, um das Team zu motivieren
Der Einsatz von Kontrollphasen im Projekt ermöglicht es, den Grad der Motivation und des Zusammenhalts der Arbeitsgruppe sichtbar zu machen. Regelmäßig während des gesamten Projekts eingesetzt, ermöglichen sie ein optimales Klima zwischen den verschiedenen Partnerinnen und Partnern zu fördern. Ebenso ermöglichen sie es, einen Motivationsabfall leicht und schnell zu erkennen und damit rechtzeitig zu beheben.
Wie ist dabei vorzugehen?
Es muss der beste Zeitpunkt gefunden werden, an dem der oder die Projektleiter:in und die Gruppe für die Diskussion der Fragen zur Verfügung stehen. Validierungszeit und Feedback brauchen Zeit. Der oder die Projektleiter:in legt die in der Evaluierung zu behandelnden Themen fest,Ewie etwa die Einhaltung des Zeitplans und der Ziele, die Beziehung zu den Nutzerinnen und Nutzern, das Arbeitsklima und die Zusammenarbeit der Kolleginnen und Kollegen.
Erforderliche Kompetenzen
Es ist wichtig zu wissen, dass eine Projektmanagerin oder ein Projektmanager das Projekt sowohl intern als auch extern vertritt. Sie oder er muss daher in der Lage sein, die eigenen Ideen, Argumente und Ergebnisse den Kundinnen und Kunden sowie dem Team zu präsentieren. Das Projekt stützt sich auf ihre bzw. seine Kommunikations- und Managementfähigkeiten. Dies umfasst sowohl schriftliche als auch mündliche Berichte. Sie oder er muss die Politik des Unternehmens respektieren und gleichzeitig eine persönliche Note einbringen. Der oder die Projektleiter:in muss über ein Maximum an Projektmanagement-Fähigkeiten verfügen, um bei seiner oder ihrer Arbeit hervorragende Leistungen erbringen zu können. Doch die Arbeit einer Projektleiterin oder eines Projektleiters erfordert auch spezifische technische Fähigkeiten. Im Gegensatz zu Fähigkeiten, die von Natur aus vorhanden sind, wird technisches Wissen im Laufe der Karriere erworben und verbessert. Dazu sollte ein:e Projektleiter:in über mindestens 5 Jahre Erfahrung in Beratungs- und Entwicklungstätigkeiten verfügen und die Fähigkeit besitzen, sich Herausforderungen zu stellen und diese zu bewältigen, bevor sie oder er mit einem Projekt betraut wird. Nach einer erfolgreichen Bewährungsphase bieten sich für ihn oder sie weitere Entwicklungsmöglichkeiten. Die Position der Projektleiterin oder des Projektleiters wird häufig an Personen vergeben, die diese Position bereits mindestens einmal in einer anderen Firma bekleidet haben. Sie kann jedoch auch durch die Nachfolge einer ehemaligen Projektleiterin oder eines ehemaligen Projektleiters besetzt werden.
Risikomanagement im Projekt
Ein zentrales Element im modernen Projektmanagement ist das Risikomanagement. Der oder die Projektleiter:in trägt die Verantwortung, potenzielle Risiken und Herausforderungen im Verlauf des Projekts frühzeitig zu erkennen und zu bewerten. Gerade in komplexen Projekten, wie sie im IT-Bereich häufig vorkommen, ist ein hohes Maß an Risikobewusstsein unerlässlich. Der oder die Projektleiter:in analysiert gemeinsam mit dem Projektteam mögliche Gefahrenquellen, bewertet deren Auswirkungen auf den Projekterfolg und entwickelt Strategien, um diese Risiken zu minimieren oder ganz zu vermeiden.
Durch die konsequente Anwendung von Risikomanagement-Methoden kann der oder die Projektleiter:in nicht nur die Stabilität des Projekts sichern, sondern auch die Motivation und das Vertrauen der Projektbeteiligten stärken. Im Rahmen des Projektmanagements ist es entscheidend, dass Projektleiter:innen regelmäßig Risiken neu bewerten und die getroffenen Maßnahmen anpassen. So wird sichergestellt, dass das Projektteam auch bei unvorhergesehenen Herausforderungen handlungsfähig bleibt und der Erfolg des Projekts nicht gefährdet wird.
Projektcontrolling und Erfolgskriterien
Das Projektcontrolling ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Projektmanagements und trägt maßgeblich dazu bei, dass die Projektziele im vorgegebenen Rahmen erreicht werden. Eine Projektleiterin oder ein Projektleiter überwacht kontinuierlich den Fortschritt des Projekts, prüft die Einhaltung von Zeitplänen, Kosten und Qualitätsstandards und steuert bei Bedarf gezielt nach. Durch regelmäßige Statusberichte und Soll-Ist-Vergleiche behält die Projektleiterin bzw. der Projektleiter stets den Überblick über den aktuellen Stand des Projekts.
Die Projektleiterin oder der Projektleiter definiert klare Erfolgskriterien, anhand derer der Projekterfolg messbar wird. Dazu zählen beispielsweise die termingerechte Fertigstellung, die Einhaltung des Kostenrahmens und die Erreichung der vereinbarten Qualitätsstandards. Nur durch ein strukturiertes Controlling können Projektleiter:innen sicherstellen, dass das Projekt im Rahmen bleibt und die gesteckten Ziele erreicht werden.
Ressourcen- und Qualitätsmanagement
Ein erfolgreiches Projektmanagement erfordert ein professionelles Ressourcen- und Qualitätsmanagement. Die Projektleiterin oder der Projektleiter ist dafür verantwortlich, alle benötigten Ressourcen – von qualifiziertem Personal über Material bis hin zum Budget – sorgfältig zu planen und effizient einzusetzen. Dabei ist ein hohes Maß an Kompetenz und Erfahrung gefragt, um Engpässe frühzeitig zu erkennen und flexibel auf Veränderungen reagieren zu können.
Gleichzeitig müssen Projektleiter:innen sicherstellen, dass die Qualität des Projekts den definierten Anforderungen entspricht. Durch die Einführung und Überwachung von Qualitätsmanagement-Prozessen kann gewährleistet werden, dass die Projektergebnisse den Erwartungen der Auftraggeber:innen sowie Stakeholder entsprechen. Ein strukturierter Umgang mit Ressourcen und Qualität ist somit ein wesentlicher Erfolgsfaktor im Projektmanagement und trägt dazu bei, dass das Projektteam effizient und zielgerichtet arbeiten kann.
Projektabschluss: Erfolgreich zum Ziel
Der Projektabschluss markiert den letzten und entscheidenden Schritt im Projektmanagement-Prozess. In dieser Phase ist es die Aufgabe der Projektleiter:innen, sicherzustellen, dass alle Aufgaben ordnungsgemäß abgeschlossen und die Projektergebnisse dokumentiert werden. Dazu gehören Abschlussbesprechungen mit dem Projektteam, die Überprüfung der Zielerreichung sowie die Erstellung einer umfassenden Projektdokumentation.
Ein hohes Maß an Führungsverantwortung ist gefragt, um das Projektteam auch in der Abschlussphase zu motivieren und die letzten Schritte konsequent umzusetzen. Die Projektleiterin oder der Projektleiter sorgt dafür, dass alle offenen Punkte geklärt und die Projektergebnisse an die Auftraggeber:innen übergeben werden. Ein strukturierter Projektabschluss trägt nicht nur zum Erfolg des aktuellen Projekts bei, sondern schafft auch eine wertvolle Grundlage für zukünftige Projekte und die kontinuierliche Verbesserung im Projektmanagement.
Zukunft der strategischen Projektleitung
Die strategische Projektleitung steht vor einer spannenden Zukunft. Mit der zunehmenden Komplexität von Projekten und den steigenden Anforderungen an Projektleiter:innen wächst auch die Bedeutung dieses Berufsbildes. Projektleiter:innen müssen in der Lage sein, unterschiedlichste Projekte und Projektarten zu steuern, die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen und innovative Lösungen zu entwickeln.
Neue Methoden und Technologien, wie agile Projektmanagement-Ansätze, eröffnen zusätzliche Möglichkeiten, Projekte effizienter und flexibler zu gestalten. Im Bereich des Projektmanagements ist es daher unerlässlich, dass Projektleiter:innen ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit und Flexibilität mitbringen, um auf die sich ständig verändernden Rahmenbedingungen und Herausforderungen in Projekten reagieren zu können. Die Rolle einer Projektleiterin oder eines Projektleiters wird auch in Zukunft eine Schlüsselposition in Unternehmen einnehmen und maßgeblich zum Erfolg von Projekten und Organisationen beitragen.
Wie wird man Projektleiter:in?
Um Projektmanager:in zu werden, wird eine universitäre Ausbildung an Ingenieurschulen oder Universitäten empfohlen. Wir bieten Ihnen Schulungen für Projektmanager:innen an, die zu einer Zertifizierung führt, die für Projektleiter:innen infrage kommt. Für diejenigen, die sie in Anspruch nehmen möchten, hier die möglichen Vorteile: Diese Ausbildungen ermöglichen es Ihnen, sich mit den Instrumenten des Projektmanagements vertraut zu machen. Gleichzeitig werden die Teilnehmenden in die verschiedenen Verhaltensweisen eintauchen können, die eine zuverlässige, effiziente und effektive Projektmanagerin bzw. einen effektiven Projektmanager ausmachen. Entdecken Sie unsere Seminare für Projektleiter:innen , die es Ihnen ermöglichen, Ihre Ziele zu erreichen.