Agiles Projektmanagement verstehen: Grundlagen, Methoden und Tools

Cegos Integrata Team

Agiles Projektmanagement hat sich in den letzten Jahren als eine der führenden Methoden zur effizienten Steuerung von Projekten etabliert. In einer zunehmend dynamischen und sich schnell verändernden Geschäftswelt bietet das agile Vorgehen die notwendige Flexibilität, um auf unvorhergesehene und dynamische Veränderungen reagieren und kontinuierlich an neuen Herausforderungen wachsen zu können. Das agile Projektmanagement steht im Gegensatz zum traditionellen Projektmanagement, das eher auf langfristige Planung und festgelegte Abläufe setzt.

In diesem Blogartikel werden die wichtigsten Methoden und Merkmale des agilen Projektmanagements vorgestellt und nützliche Tools aufgezeigt, die den Arbeitsalltag erleichtern und die Zusammenarbeit im Team optimieren können.

Projektmanagement: Agile vs. klassische Ansätze im Vergleich

Die Wahl zwischen klassischem und agilem Projektmanagement hängt stark von den spezifischen Anforderungen des Projekts sowie der Teamdynamik ab. Klassische Methoden wie das Wasserfallmodell eignen sich besonders für Projekte, bei denen die Anforderungen stabil sind und der Zeitrahmen festgelegt ist. Hier bietet eine strukturierte Planung in einem klaren, linearen Prozess den Vorteil der Planungssicherheit und Vorhersehbarkeit. Zudem erleichtert eine gute Dokumentation die Nachverfolgbarkeit und das Verständnis des gesamten Projektverlaufs.

Agile Methoden wie Scrum oder Kanban sind dagegen ideal für Projekte, die von dynamischen Entwicklungen geprägt sind. Sie ermöglichen eine hohe Flexibilität, da das Team schnell auf Änderungen reagieren und Feedback in Echtzeit integrieren kann. Der iterative Entwicklungsprozess, der in kurzen Zyklen, sogenannten Sprints, abläuft, sorgt für regelmäßige Überprüfung und Anpassung des Projekts. Dies fördert auch die teaminterne Zusammenarbeit und den Einbezug verschiedener Stakeholder, was die Zufriedenheit im Team und bei den Projektbeteiligten steigert.

Agiles Projektmanagement-Tools – auf die richtige Auswahl kommt es an

Der Einsatz geeigneter Tools im agilen Projektmanagement ist von entscheidender Bedeutung, da sie auf verschiedenen Ebenen wertvolle Unterstützung bieten können. Sie fördern unter anderem die teaminterne Kommunikation, erleichtern die Koordination, helfen bei der gesamtheitlichen Planung und tragen dazu bei, potenzielle Herausforderungen frühzeitig zu erkennen. Durch die richtige Auswahl können Projekte effizienter gesteuert, Transparenz geschaffen und die Zusammenarbeit im Team verbessert werden. Vor der Implementierung der Tools sollte jedoch immer eine gründliche Analyse der Projektanforderungen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die gewählten Ansätze den spezifischen Bedürfnissen des Projekts entsprechen.

3 Grundsätze für die Auswahl von Tools im agilen Projektmanagement

Die Auswahl digitaler Tools im agilen Projektmanagement erfordert eine klare Ausrichtung auf die tatsächlichen Bedürfnisse des Projekts und der beteiligten Teammitglieder. Um effiziente Arbeitsabläufe und eine zielgerichtete Kommunikation zu gewährleisten, sollten folgende grundlegende Prinzipien beachtet werden:

1. Minimierung der Informationen auf das Wesentliche
   Der Fokus liegt auf der Steuerung der relevanten Informationen: Die Informationsmenge soll gezielt reduziert werden, um nur das Wesentliche an die entsprechenden Mitarbeiter weiterzuleiten – und das zum richtigen Zeitpunkt. Ziel ist es, die Informationsflut zu minimieren und dadurch die Aufmerksamkeit und Effizienz zu steigern.
   
   
2. Die Nutzungsfrage vor der Tool-Auswahl stellen
   Die Frage, wie ein Tool eingesetzt wird, sollte über die Auswahl des Tools entscheiden. Da unterschiedliche Werkzeuge auf verschiedenen Ebenen des Projekts Anwendung finden, etwa als gemeinsamer Raum für kollaboratives Arbeiten, sollte die Funktionalität des Tools die erste Priorität sein, nicht das Tool selbst.
   
   
3. So viel wie nötig, so wenig wie möglich
   Um die Produktivität maximieren und dabei die Einarbeitungszeit minimieren zu können, sollten nicht mehr als vier bis fünf Tools zum Einsatz kommen. Die Einführung jedes neuen Tools erfordert immer eine Eingewöhnungsphase, die im Projektverlauf berücksichtigt werden muss.

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Zusammenarbeit im Projekt – Kommunikation und Kollaboration 

Die effiziente Nutzung digitaler Tools in Projekten erfordert klare Regelungen und Standards. Diese gewährleisten von vornherein eine einheitliche Anwendung und verhindern Kommunikationsstörungen im Verlauf des Projekts:

1. Kommunikation und Austausch über digitale Plattformen
   Um eine effiziente und transparente Kommunikation zu ermöglichen, sollten alle relevanten Informationen in Echtzeit auf einer zentralen digitalen Plattform zusammengeführt werden. Der herkömmliche E-Mail-Verkehr wird vermieden und damit Verzögerungen minimiert und eine aktuelle Informationslage realisiert.
   
   
2. Gemeinsames Teilen und Erstellen von Dokumenten
   Der Zugang zu allen projektbezogenen Informationen soll für alle Teammitglieder gewährleistet sein. Dies schafft eine transparente Datenlage und fördert die Teamarbeit durch uneingeschränkten Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Informationen.
   
   
3. „Phygitale“ Besprechungen
   Die Zusammenarbeit erfolgt über eine digitale Plattform, unabhängig davon, ob die Teilnehmer:innen physisch oder virtuell, beispielsweise aus dem Homeoffice, anwesend sind. Alle Informationen werden live geteilt und laufend aktualisiert, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen denselben Kenntnisstand haben und effizient zusammenarbeiten können.

Ein genereller Tipp: Es empfiehlt sich, auf bereits im Unternehmen vorhandene Tools zurückzugreifen. Eine Übersicht über bereits vorhandene, aber ungenutzte Tools kann dabei helfen, den aktuellen Bestand zu analysieren und hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit zu prüfen. So lassen sich möglicherweise bereits vorhandene Potenziale besser ausschöpfen.

Effiziente Tool-Nutzung in agilen Projekten

In den unterschiedlichen Projektphasen werden unterschiedliche Tools benötigt, die den jeweiligen Prozess unterstützen. Die Auswahl der passenden Tools richtet sich dabei nach den Anforderungen und Zielen jeder Projektphase:

1. Initialisierungsphase
   Hier geht es vorwiegend um das Sammeln von Informationen, Brainstorming und das Finden von Lösungen. Hier können Tools wie digitale Whiteboards, Clouds oder Mindmapping-Programme nützlich sein, die in vielen Digital Suites bereits integriert sind und das gemeinsame Ideenentwickeln erleichtern.
   
   
2. Projektdefinition
   Für die Zusammenstellung des Projektteams und die Definition von Verantwortlichkeiten wird ein gemeinsamer digitaler Workingspace benötigt, der das gemeinsame Teilen, Erstellen und Aktualisieren von Dokumenten ermöglicht. Teammanagement-Tools wie Microsoft Teams oder Slack bieten hier den Vorteil, dass Aufgaben schnell zugewiesen und um relevante Links zu Dokumenten ergänzt werden können sowie Fortschritt laufend aktualisiert und berichtet werden kann. Diese Tools eignen sich damit ideal für phygitales Teammanagement und erleichtern die Online-Verwaltung.
   
   Im Bereich Projektmanagement und Aufgabenverfolgung können Tools wie Asana, ClickUp, Monday und Trello unterstützen. Asana bietet Funktionen für die umfassende Projektplanung und Echtzeit-Updates, ClickUp vereint Aufgabenmanagement, Dashboards und Whiteboards in einer All-in-One-Lösung, während Monday durch anpassbare Workflows das Aufgabenmanagement erleichtert. Trello eignet sich insbesondere für kleinere, weniger komplexe Projekte und punktet durch eine einfache Benutzeroberfläche.
   
   
3. Ausführungsphase
   Die Ausführungsphase ist geprägt von der Koordination und Kommunikation der Teammitglieder. Neben der Moderation von Besprechungen und dem Echtzeitaustausch ist es wichtig, Maßnahmen und Entscheidungen nachzuverfolgen und gegebenenfalls Abstimmungen oder Umfragen durchzuführen. Microsoft Teams kann hier als zentrale Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit dienen, mit Funktionen wie Chats, Videokonferenzen und Dateifreigabe und ist damit auch ideal für hybride und Remote-Teams. Für Risikoanalysen und Maßnahmenplanung bietet sich Padlet an, das durch seine leicht verständliche Oberfläche Abstimmungen und strukturierte Diskussionen ermöglicht.
   
   
4. Abschlussphase
   In der Abschlussphase wird Feedback eingeholt, um den Erfolg des Projekts zu analysieren. Hierfür sind Online-Umfragetools geeignet, die Fragen wie „Wie wertschöpfend war das Ergebnis für den Kunden?“ oder „Welche Projekterfolge sind besonders hervorzuheben?“ behandeln. Ebenso können Verbesserungspotenziale für zukünftige Projekte identifiziert und dokumentiert werden, um Optimierungspotenzial zu erarbeiten. Für die visuelle Darstellung von Stakeholdern und Aufgaben, etwa in Form von Mindmaps, kann MindMeister genutzt werden, während Excel hilfreich für die Berichterstattung und den Überblick über Projektkosten ist. Zur Identifizierung von Projekthindernissen, die den Fortschritt beeinträchtigen könnten, kann die Speedboat-Methode herangezogen werden, welche mögliche "Schleppanker" sichtbar macht.
   
   

Durch die gezielte Auswahl und den effizienten Einsatz digitaler Tools wird ein reibungsloser und erfolgreicher Ablauf der verschiedenen Projektphasen ermöglicht.

Fazit

Der Einsatz digitaler Tools im agilen Projektmanagement ermöglicht eine flexible und effiziente Zusammenarbeit, die gezielt auf die Anforderungen moderner und dynamischer Projekte abgestimmt ist. Durch die Reduzierung auf wesentliche Informationen, das Teilen und Aktualisieren in Echtzeit und die Weitergabe relevanter Inhalte an zuständige Teammitglieder wird die Effizienz gesteigert, während transparente Plattformen und phygitale Besprechungen Verzögerungen durch herkömmliche Kommunikation minimieren. Die individuelle Auswahl der Tools für jede Projektphase – von der Ideensammlung bis zur Abschlussbewertung – ermöglicht das strukturierte Arbeiten und unterstützt das Risikomanagement, indem potenzielle Herausforderungen frühzeitig erkannt und angegangen werden können. Agile Projektmanagement-Tools tragen so von Anfang an entscheidend zum Projekterfolg bei, indem sie eine klare, aktuelle Informationslage schaffen und eine störungsfreie Teamarbeit erlauben.

Dieser Blogbeitrag wurde auf Grundlage von Blogartikeln der Cegos Group übersetzt und adaptiert.

Geschrieben von

Cegos Integrata Team

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